administrasi perkantoran

PARADIGMA DAN PILOSOFI

            Paradigma diartikan sebagai model pembelajaran dalam kerangka berpikir.

Konsep Administrasi

            Dokumen adalah kumpulan data yang berupa lisan maupun tulisan. Istilah latin administrasi adalah AD-Ministrate, kalau Inggris yaitu Administration artinya to serve yaitu memberikan pelayanan sebaik-baiknya, AD-Ministrate artinya jasa atau bantuan.

Pengertian Administasi

            Administrasi arti luas adalah proses kerjasama beberapa individu dengan cara efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Arti sempitnya yaitu ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan dan pengarsipan yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah menerima informasi yang dibutuhkan.

PEKERJAAN ADMINISTRASI

1.      Korespondensi atau surat menyurat.

2.      Pengarsipan

Yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis agar mudah ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

3.      Ekspedisi

Yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau yang diterima.

PERSONIL ADMINISTRASI

1.      Administrator

Individu yang memiliki ketentuan atau kebijakan institusional.

2.      Manajer

Individu yang memimpin, menggerakan para karyawan, mesin dan keuangan.

3.      Staf/asisten

Individu atau orang-orang yang memiliki keahlian/skill.

4.      Worker/pekerja

Orang yang menerima perintah dari atasan.

CIRI ADMINISTRASI

1.      Dilakukan oleh sekelompok orang

Pekerjaan yang tidak bisa dilakukan oleh sendiri

2.      Pembagian tugas

Adanya pembagian pekerjaan sesuai dengan keahlian masing-masing yang di dasarkan pada pekerjaan yang jelas.

3.      Memiliki tujuan

Memiliki keinginan yang hendak ingin dicapai melalui sebuah kegiatan kerjasama.

4.      Memiliki kegiatan yang beruntun

Kegiatan yang dilakukan secara langsung melalui proses tahapan-tahapan tertentu yang berkesinambungan.

5.      Kerjasama

Kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

FUNGSI ADMINISTRASI

1.      Fungsi Rutin

Fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2.      Fungsi Teknis

Fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dalam keterampilan perkantoran yang memadai.

3.      Fungsi analisis

Membutuhkan pemikiran secara kritis dan kreatif dalam mengambil sebuah keputusan.

4.      Fungsi Interpersonal

Membutuhkan sebuah penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan disertai dengan keterampilan yang berhubungan dengan orang lain. Contohnya mengkoordinasikan tim.

5.      Fungsi Manajerial

Fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian.

UNSUR ADMINISTRASI

1.      Pengorganisasian

Wadah atau tempat menyusun kerangka organisasi dalam usaha kerjasama mencapai tujuan bersama.

2.      Manajemen

Rangkaian perbuatan menggerakan para karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas agar tujuan benar-benar tercapai.

3.      Tata Hubungan

Menyampaikan berita dari kedua belah pihak agar terjalinnya proses kerjasama.

4.      Kepegawaian

Mengatur dan mengurus masalah tenaga kerja.

5.      Keuangan

Mengatur segi-segi pembelanjaan dalam kerjasama.

6.      Perbekalan

Pemakai, mendaftar, mengadakan, mengatur, memelihara, menyingkirkan seluruh perlengkapan yang sudah tidak dibutuhkan lagi dalam kerjasama.

7.      Tata Usaha

Mengatur dalam mengolah, menyimpan keterangan kerjasama.

8.      Perwakilan

Menciptakan sebuah hubungan yang baik dan berusaha untu memperoleh banyak dukungan dari masyarakat/perusahaan.